Comment mettre à jour un fichier donateur grâce à HelloAsso ?

Chez Solinum, on aime bien tout automatiser !

La règle de base, est que si on fait une action plus de 2 fois, il faut trouver un moyen de le rendre automatique. Alors plutôt que de mettre à jour notre fichier donateur à la main ou par des imports csv réguliers, on a décidé de rendre ça plus efficace ! Et comme on est sympas, on vous partage comment.

Deux exemples sont proposés ici : l’un très simple, qui met à jour un tableur google sheets à chaque nouveau don. Vous obtiendrez à la fin un fichier google sheet qui créé automatiquement une nouvelle ligne à chaque don. L’autre, un peu plus complexe, différencie les dons, les donateurs et les campagnes pour un suivi plus poussé. Il vous permettra d’avoir une gestion fine de vos dons, en différenciant par exemple les dons faits par le même donateur, ou le montant total de dons par campagne.

Quels sont les outils nécessaires ?

Pour mettre à jour notre fichier donateur automatiquement, nous allons utiliser :

• HelloAsso : Une plateforme entièrement gratuite pour les associations, qui permet entre autres de gérer des formulaires de dons et d’émettre automatiquement des reçus fiscaux ;
• Zapier: un service web (payant, mais il y a un tarif réduit pour les associations) qui permet d’automatiser des milliers de tâches en connectant différents outils entre eux. Nous on utilise celui-là, mais vous pourriez très bien utiliser Integromat ou carrément l’API d’HelloAsso ;
• Dans l’exemple 1 : Google sheets, un outil gratuit bien connu de tableur collaboratif.
• Dans l’exemple 2 : Airtable, un outil polyvalent de base de données (avec une version gratuite et une payante avec tarif réduit pour les associations). C’est un peu Excel sous stéroïdes !

Exemple 1 : Simple fichier récapitulatif de dons

Dans cet exemple, nous allons simplement créer un tableau Google sheets qui va se remplir automatiquement à chaque fois qu’un don est fait à votre association sur HelloAsso.

Pour cela, ce qu’on va faire, étape par étape :

1. Récupérer les données de dons depuis HelloAsso
2. Mettre en place le fichier Google sheets
3. Créer une nouvelle ligne par don

C’est parti ! 1^ère étape : récupérer les données de Helloasso

Sur Zapier, créez un nouveau « zap ».

Ce qu’on a trouvé de plus simple pour récupérer les données de don, c’est de faire via un Webhook. Pas de panique, c’est tout simple : sur Zapier, choisissez « webhook » comme « trigger », puis « Catch Hook » comme « trigger event ». Sans rentrer dans les détails, cela veut dire qu’à chaque fois qu’une donnée sera envoyée sur le webhook (un nouveau don), votre automatisme va s’activer.

Zapier va générer automatiquement l’URL du webhook. Il suffit ensuite de le copier tel quel, puis de le coller dans votre compte HelloAsso.

Pour cela, connectez-vous à votre compte HelloAsso, puis allez dans « mon compte » et « Intégrations et API ». Dans la section « Notifications », collez l’URL webhook générée par Zapier :

Vous pouvez maintenant revenir sur Zapier, et continuer.

Il va maintenant falloir tester le webhook, car il vous faut des données de test. Pour cela, soit vous attendez de recevoir un don, soit vous le faites vous-même. Si vous êtes impatients, vous pouvez aussi faire un don à votre association à 10 centimes par exemple. Cela suffira à envoyer des données au Webhook. Vous pouvez maintenant tester le « trigger » pour récupérer des données de test et passer aux étapes suivantes.

HelloAsso enverra une notification au webhook pour 3 types d’évènements : pour chaque commande (order), chaque paiement (payment) et chaque formulaire (form). En l’occurrence, nous voulons que notre automatisme ne se déclencher qu’en cas de paiement. Nous allons donc ajouter une action de type « filter », en indiquant à l’automatisme de ne continuer que si le type d’évènement est Payment : 

2ème étape : Mettre en place le fichier Google sheets

Pour mettre en place le fichier, créez un nouveau fichier Google sheets et nommez les colonnes en fonction des informations que vous souhaitez récupérer. Par exemple ici, l’identifiant du don, le nom du donateur, son prénom, sa ville, le montant du don et la date.

3^ème étape : obtenir le montant du don

Petit détail, Helloasso envoie le montant en centimes. Pour avoir le montant des dons en euros, il va donc falloir passer par une mini étape afin de le diviser par 100. Pour cela, créez une action dans Zapier (à la suite du trigger de l’étape 1) et choisissez « Numbers ».

Nous allons utiliser la transformation « perform math operation » et « divide » comme opération. En « input », nous allons indiquer la donnée reçue par le webhook, en choisissant « data amount total », ici 100.

En deuxième « input », indiquez simplement « 100 » et tester l’action. Vous aurez, en sortie, le montant du don (ici 100), divisé par 100, ce qui vous donnera le montant total en euro (1€) et non plus en centimes.

4^ème étape : Créer une ligne par don

Sur Zapier toujours, ajoutez une nouvelle action avec l’app « google sheets », de type « create spreadsheet row in google sheets ». Après avoir lié votre compte google et donné l’accès à Zapier, vous pouvez sélectionner le fichier créé à l’étape 2.

Il vous suffit ensuite de choisir les informations récupérées depuis le webhook. En testant l’action, on observe qu’une nouvelle ligne a été créée sur le google sheet : c’est bon, l’automatisme est fonctionnel !

Exemple 2 : Mettre à jour son fichier donateur, sa liste de dons et ses campagnes

Ici, nous avons décidé d’avoir un outil assez complet, qui nous permette de prendre en compte le fait que des donateurs peuvent faire plusieurs dons, et que nous avons une gestion de dons par campagne. Cela permet aussi de faire des statistiques par campagne (nombre de dons, montants moyens, total, …) et par donateurs.

Ce qu’on va faire, étape par étape :

1. Récupérer les données de dons depuis HelloAsso
2. Mettre en place la base de données sur Airtable
3. Obtenir le montant exact du don en €
4. Repérer la campagne concernée par le don
5. Retrouver le donateur concerné ou le créer le cas échéant
6. Enregistrer le don et le lieu au donateur concerné

1^ère étape : récupérer les données de Helloasso

De la même façon que sur le premier exemple, créez un webhook dans zapier pour récupérer les données de dons.

2^ème étape : Mettre en place la base de données sur Airtable

Ici, nous avons choisi Airtable car cet outil permet de créer des tables liées entre elles. Dans notre cas, nous allons avoir :

• Une table récapitulant tous les dons ;
• Une table pour les donateurs ;
• Une table pour les campagnes de dons.

Nous allons commencer par la table récapitulant les dons. Nous allons créer 5 colonnes : une colonne pour le titre (nous avons choisi de faire une formule concaténant plusieurs données, mais ça n’a pas d’importance) ; une pour la date du don ; une pour le type de don tel que renvoyé par le webhook (MonthlyDonation, Donation ou Membership) ; Une qui transforme le type de don en français (la formule est : « SWITCH(DonationType, »Membership », »Adhésion », »Donation », »Don unique », »MonthlyDonation », »Don mensuel ») » ; et une colonne montant du don.

Ensuite, créez une nouvelle table dans la même base Airtable pour les campagnes de dons. Ici, nous allons créer 3 colonnes : une pour le nom de la campagne ; une avec l’identifiant (que vous pouvez récupérer facilement sur l’URL de vos formulaires de dons, par exemple https://www.helloasso.com/associations/solinum/formulaires/1 => l’identifiant est 1) ; et enfin une colonne de type « linked field » liée à la table « Dons », permettant de lier la campagne avec les dons de l’onglet créé précédemment.

Enfin, nous allons créer la table donateurs pour répertorier tous les donateurs de notre association. Vous pouvez récupérer un certain nombre d’informations selon votre besoin : l’adresse, date de naissance,…  selon votre besoin. Dans tous les cas, il vous faudra ici une colonne « mail » avec le mail des donateurs (cela nous servira plus tard) ainsi qu’une colonne de type « linked field » liée à la table des dons.

C’est bon, nos trois tables sont créées, et elles sont liées entre elles ! Il n’y a plus qu’à les remplir automatiquement.

3^ème étape : obtenir le montant du don

Comme sur l’exemple précédent, utilisez l’app « numbers » de Zapier pour diviser le montant du don par 100 et ainsi récupérer le montant du don en euros.

4^ème étape : Repérer la campagne concernée par le don

Dans airtable, nous avons précédemment créé une table regroupant toutes les campagnes de dons de notre association, avec un identifiant pour chaque campagne. Nous allons ici déterminer quelle est la campagne de don concernée par le don qui vient d’être fait. Pour cela, créez une nouvelle action sur zapier avec l’app Airtable, de type « find record in airtable ».

Zapier vous demandera ensuite de connecter votre compte zapier à airtable. Pour cela, récupérez votre clé d’API sur votre compte airtable (https://airtable.com/account) et rentrez le sur Zapier.

Maintenant que zapier a accès à vos bases airtable, sélectionnez la base que vous avez créé précédemment et la table comprenant les campagnes. Choisissez « identifiant » dans « search by field » : c’est la colonne dans laquelle sera recherché l’identifiant de la campagne. Dans « search value », choisissez l’attribut « data form slug » du webhook.

Ici par exemple, on voit que l’identifiant de la campagne de dons est « 1 ».

5^ème étape : Retrouver le donateur concerné ou le créer le cas échéant

Dans cette étape, nous allons essayer de retrouver dans notre base de données de donateurs celui qui a fait le don ayant activé notre automatisme ou, s’il n’y est pas, l’y ajouter. De la même façon qu’à l’étape précédente, sélectionner l’app Airtable et le type « find record ». Choisissez votre table « donateurs » créée précédemment, et cette fois ci indiquez le mail comme « search by field ». Récupérez le mail du donateur via le webhook, sur l’attribut « data payer email ».

Comme il est possible qu’il s’agisse du premier don de notre donateur, cochez la case « Create Airtable Record if it doesn’t exist yet? » et indiquez « yes » à la question « Should this step be considered a « success » when nothing is found? »

Vous accédez ainsi à de nouvelles options, vous permettant de faire le lien entre les données remontées par le webhook, et les colonnes de votre table donateurs. Ici, nous allons lui indiquer où placer chaque donnée du webhook afin de créer une nouvelle ligne correspondant à nouveau donateur.

6^ème étape : Enregistrer le don et le lier au donateur et à la campagne

Nous avons maintenant le montant du don, la campagne de dons dans le cadre de laquelle il a été fait, et le donateur qui a réalisé ce don. Il ne manque plus qu’à enregistrer le don !

Créez une nouvelle action dans votre zap, et choisissez encore une fois l’app Airtable, puis le type « create record in airtable » cette fois ci. Choisissez la table de dons créée précédemment, puis indiquez :

• La date du don grâce à la donnée « data date » remontée par le webhook
• Le type de don (mensuel, unique ou adhésion) grâce à la donnée « Data Items Type » remontée par le webhook
• Le montant du don grâce à l’étape « numbers » précédente
• La campagne du don grâce à l’étape « find record in airtable » précédente. Ici, il faut sélectionner l’identifiant unique de la ligne airtable, qui commence toujours par « rec » (cf screenshot)
• Le donateur grâce à l’étape « find or create record in airtable » précédente, également via son identifiant unique.

Et voilà ! Vous avez à présent un système automatique qui, à chaque fois que vous aurez un nouveau don, va savoir à quelle campagne est-ce que cela correspond, retrouvera ou créera le donateur selon le cas, et enregistrera le don.

Bonus : Statistiques

Grâce à la connexion entre les différentes tables dons, donateurs et campagne, vous pouvez également faire facilement des statistiques. Par exemple, vous pouvez connaitre les dons totaux par donateur, ou le nombre de dons par donateur et ainsi étudier la fidélisation donateurs. Pour cela, créez des colonnes de type « roll up » permettant de faire la somme ou le compte des dons liés.

De même, il est possible d’avoir le montant total récolté par campagne, le nombre de dons par campagne ou les dons moyens par exemple.